Hello Breee..... Selamat datang kembali, pada blog kali ini kita akan bahas materi ringkas atau rangkuman materi menegenai 4 materi pokok yaitu : SCOPE WBS, MILESTONE, GANTT CHART, dan CPM. Okee langsung saja kita bahas satu per satu.....
Project Planning : Scope & Work Breakdown Structure (WBS)
The Triple Constraint (3 Hal Utama Yang mempengaruhui dalam pengembangan proyek), yaitu
1. Budget
2. Scope
3. Schedule
Ketiga hal ini harus saling sinkron supaya tidak terjadi kondisi imbalanced, dan tujuan dari Triple Constraint adalah terbentuknya kondisi in Harmony.
Mendefinisikan dan Mengelola Scope
- Plan Scope Management
Mendefinisikan dan mendokumentasikan bagaimana project scope dan product scope akan ditentukan, diverifikasi, dan diubah jika diperlukan. - Collect Requirement
Membantu customer menentukan apa yang mereka butuhkan. Dalam fase ini juga direncanakan bagaimana kolaborasi kerja dilakukan antara tim proyek dengan customer / client / user untuk menentukan scope proyek. - Define Scope
Menyusun scope proyek mulai dari hal yang high level / general hingga spesifikasi detail dari produk yang akan dibangun. Serta pendekatan apa yang digunakan dalam fase-fase SDLC :
- The Scope Boundary, menentukan apa yang harus kita kerjakan dan apa yang tidak perlu kita kerjakan
- The Statement Of Work (SOW), deskripsi narif produk, servis atau sistem yang harus diadakan dalam proyek, meliputi : spesifikasi, kuantitas, atau performa dari produk tersebut.
- The Scope Statement, Dokumentasi terhadap definisi scope berdasarkan kebutujan dan ekspektasi customer terhadap proyek yang akan dikerjakan.
- Project Deliverable, Hasil kerja dalam sebuah proyek yang nampak (tangible). - Work Breakdown Structure (WBS), Mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan tim proyek untuk menghasilkan deliverable yang telah disepakati.
Menyusun WBS :
Akan diperlukan beberapa versi WBS hingga seluruh tim pelaksana proyek yakin bahwa seluruh aktivitas yang harus dilakukan seudah tercantum dalam WBS,
- Harus support Project MOV
- Harus berorientasi pada deliverable
- Tingkat kedetailan WBS harus support planning dan control
- Harus melibatkan tim pelaksana WBS tersebut - Validate Scope
Memverifikasi, memvalidasi, dan menyepakati secara resmi scope yang telah disusun oleh seluruh pihak.- Verifikasi MOV- Dokumentasi seluruh Deliverables
- Spesifikasi Kualitas / Standar
- Identifikasi Milestone
- Review dan Persetujuan - Control Scope
Mengontrol perubahan yang terjadi pada scope proyek. Pada dasarnya mengontrol scope adalah menjaga keseimbangan triple constraint.
- Scope Grope
- Scope Creep
- Scope Leap
Setelah WBS terbentuk, hal yang dilakukan selanjutnya adalah memperkirakan durasi waktu pelaksanaan masing-masing aktivitas.
- Guesstimating
- The Delphi Technique
- Time Boxing
- Top-Down Estimating
- Poker Planning
GANTT CHART
Gantt Chart merupakan salah satu tools yang penting untuk digunakan dalam mengembangkan jadwal pelaksanaan proyek.
Cara Membuat Gantt Chart
Gantt Chart merupakan grafik yang sederhana, Cara membuatnya juga cukup mudah. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat Gantt Chart serta cara penggunaannya.
1. Mengidentifikasikan Tugas
- Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada Proyek
- Menentukan Milestone (bagian pekerjaan dari suatu tugas) dengan menggunakan Brainstorming ataupun Flow chart.
- Mengidentifikasikan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu tugas.
- Mengidentifikasikan urutan pekerjaan ataupun tugas yang akan dikerjakan. Seperti Tugas yang harus diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru ataupun tugas-tugas apa yang harus dilakukan secara bersamaan (Simultan).
Gambarkan sumbu horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas atau dibawah halaman). Tandai dengan skala waktu yang sesuai (bisa dalam harian maupun mingguan).
3. Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
Tuliskan Tugas atau bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan berdasarkan urutan waktu pada bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar Graph) untuk menunjukan rentang waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas yang bersangkutan. Gambarkan kotak dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai sampai pada waktu tugas yang bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi kepada Manajemen perusahaan, gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada tanggalnya. Gambarkan tepinya saja dan kotak tersebut jangan diisi.
4. Melakukan Pemeriksaan kembali
Lakukan pemeriksaan kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk Proyek tersebut sudah tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.
Menggunakan Gantt Chart
- Saat Proyek sedang berlangsung, isikan gambar Intan (Diamond) ataupun Grafik Batang pada Gantt Chart untuk menunjukan bahwa tugas yang bersangkutan telah diselesaikan. Jika ada tugas masih berlangsung (in progress), estimasikan kemajuan tugas yang bersangkutan dan isikan grafik batang sesuai dengan kemajuan tersebut.
- Letakkan tanda vertical untuk menunjukan sejauh mana Proyek ini sedang berlangsung.
Contoh Gantt Chart
Dari Gantt Chart diatas dapat dilihat bahwa proyek telah berlangsung di minggu ke 6 (tanda panah kuning). Semua tugas yang terdapat didalam Gantt Chart telah dikerjakan sesuai dengan Jadwalnya.
Gantt Chart ini merupakan salah satu alat (tools) untuk melakukan perencanaan Proyek (Project Planning) dan juga sebagai alat untuk memantau perkembangan proyek.
CRITICAL PATH METHOD
Salah satu metode untuk merencanakan schedule proyek adalah dengan project network diagram dan critical path analysis.
Critical path merupakan jalur terpanjang sekaligus jalur yang memiliki waktu pelaksanaan paling lama dari sebuah Project Network Diagram.
Tahapan Menyusun Critical Path
- Menyusun Project Network Diagram
- Analisis Forward Phases
- Menentukan Project Completion Time
- Analisis Backward Phases
- Menghitung Slack
- Menentukan
PERT (Program Evaluation & Review Technique)
Metode PERT menggunakan metode distribusi statistik untuk mengestimasi penyelesaian sebuah aktivitas.
Terdapat 3 Kriteria estimasi yang digunakan yaitu :
- Optimitc estimate
- Most Likely estimate
- Pesimistic estimate
Itulah beberapa pembelajaran singkat mengenai ke 4 materi di atas... Semoga dapat membantu dan sampai berjumpa dilain waktu..
Referensi:
