Analisa dan Perancangan Sistem

A. Sistem

    Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

B. Data, Informasi, dan Sistem Informasi

   Data merupakan bentuk yang belum dapat  memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.

• Data adalah nilai yang mendeskripsikan dari suatu objek atau kejadian.
• Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. 
• Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan”
• Data adalah bagian paling dasar/kecil dari karya manusia.

    Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian sehingga akan berguna untuk pengambilan keputusan.

• Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu
• Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.
• Informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan.
• Informasi adalah hasil pengolahan dari data yang dapat memberikan gambaran lebih jelas terhadap sesuatu.

   Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut, seorang manajer bisa membuat kebutusan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.

C. Elemen Sistem

     Pada prinsipnya, setiap sistem selalui terdiri atas empat elemen:

1. Objek, yang dapat berkiupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

Elemen – Elemen Sistem Informasi :

1. Manusia (Brainware)

Manusia atau personil yang dimasksud adalah operator komputer, analis sistem, programmer dan beberapa pekerjaan lain yang berhubungan dengan komputer.

     

      2. Prosedur (process) 

 

Prosedur merupakan eleman fisik. Hal ini disebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik, seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu : instruksi untuk pemakai, instruksi pemakaian masukan dan instruksi karyawan untuk pemakaian komputer.

3. Perangkat Keras (hardware)

Perangkat keras dalam suatu sistem informasi terdiri atas komputer(pusat pengolah, masukan/keluaran), penyimpanan data dan masukan/keluaran.

4. Perangkat Lunak (software)

Dalam Sistem Informasi perangkat lunak terbagi dalam 3 sistem utama :

1. a) Sistem Perangkat Lunak Umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data.
   b) Aplikasi Perangkat Lunak Umum, seperti model analisis dan keputusan.
2. c) Aplikasi Perangkat Lunak spesifik yang terdiri dari program yang dibuat untuk tugas pesifik.

     5. Basis Data (Data base)

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik seperti harddisk, diskette, flashdisk dan penyimpanan lainnya. File juga meliputi keluaran cetak dan keluaran lain di atas kertas.

6. Jaringan Komputer

Ialah sekumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel – kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan memakai data dan informasi tersebut.

7. Komunikasi Data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan piranti­-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer­komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

D. Syarat - Syarat Sistem
     Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:

• Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.
• Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
• Adanya hubungan diantara elemen sistem.
• Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

E. Jenis Sistem
    1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

       Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistemsekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

 

     2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik 

    Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksisecara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan  jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan  pasti. 

 

     3.       Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

       Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (opensystem) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.

F. Karakteristik Sistem

   Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut:

• Komponen Sistem (components)
  Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 
  
  
• Batas Sistem (boundary)
  Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
  
  
• Lingkungan Luar Sistem (environment)
  Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.
  
  
• Interface
  Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.
  
  
• Input
  Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.
  
  
• Output
  Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.
  
  
• Pengolah Sistem (process)
  Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
  
  
• Sasaran Sistem (objective)
  Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.

G. Klasifikasi Sistem
    

     Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya:

• Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical sistem).
  Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
  
  
• Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
  Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.
  
  
• Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
  Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga output dari sistem dapat diramalkan.
  Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
  
  
• Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
  Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, tetapi yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup).
  Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan menghasilkan output untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

H. Metode Sistem
     1. Blackbox Approach

     Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. 

Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak  luar  hanya  mengetahui  masukan  dan  hasilnya.  Sistem  ini  terdapat  pada subsistem tingkat terendah. 

Contoh : - bagian pencetakan uang, proses pencernaan. 

Masukan yang sudah terdefinisi ===> Pengolahan yang tidak terdefinisi ====> Keluaran yang sudah terdefinisi.

     2. Analytic Sistem
     Suatu  metode  yang  mencoba  untuk  melihat  hubungan  seluruh  masalah  untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. 

I. Sistem Analis
   Analisis Sistem adalah penjabaran dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam berbagai macam bagian komponennya dengan maksud agar kita dapat mengidentifikasi atau mengevaluasi berbagai macam masalah maupun hambatan yang akan timbul pada sistem sehingga nantinya dapat dilakukan penanggulangan, perbaikan atau juga pengembangan. Sistem analis merupakan orang atau kelompok yang akan melaksanakan pengembangan sistem. Sistem analis dapat menekuni permasalah ataupun kebutuhan pada suatu sistem & sistem analis juga merupakan orang yang akan bertanggung jawab atas terjadinya proses analisa maupun perancangan pada sistem informasi.

Tujuan sistem analis adalah utuk merancang sistem baru maupun menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya.
      
Fungsi Sistem Analis : 

    Adapun beberapa fungsi analisis sistem yang diantaranya yakni:

• Kita Dapat mengidentifikasikan berbagai macam masalah dari pemakai .
• Kita akan Menentukan secara jelas mengenai akan sasaran yang harus dicacat untuk dapat memenuhi kebutuhan user.
• Dapat memilih metode alternatif dalam akan memecahkan masalah pada sistem.
• Dapat merencanakan ataupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang diinginkan user.

Langkah -  langkah Analisa Sistem

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem akan hampir sama dengan yang akan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dibesarkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-ruang lingkup tugasnya. Di analisa sistem,tugas ruang lingkup merupakan lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang akan dilakukan oleh analisis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan
Di dalam tahap analisa sistem terdapat beberapa langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut yakni:

1. Identify, merupakan mengidentifikasikan masalah
2. Understand, merupakan memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, merupakan menganalisis sistem
4. Report, merupakan membuat laporan hasil analisis

Hal-hal yang dilakukan seorang sistem analis :

• Berinteraksi dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan sistem yang akan di gunakan
• Berinteraksi dengan desainer untuk mengemukakan antarmuka yang diinginkan atas suatu perangkat lunak
• Berinteraksi ataupun memandu programer dalam proses pengembangan sistem agar tetap berada pada jalurnya
• Melakukan pengujian sistem baik dengan data sampel atau data sesungguhnya untuk membantu para penguji
• Mengimplementasikan sistem baru/sistem usulan yang akan digunakan perusahaan
• Menyiapkan dokumentasi berkualitas

Referensi :

• https://arifashkaf.wordpress.com/2015/10/14/pengertian-sistem-dan-contohnya-softskill/
• http://pangeranarti.blogspot.com/2014/11/pengertian-data-dan-informasi-lengkap.html
• https://rianasariindriani2014.wordpress.com/2014/10/23/elemen-elemen-sistem-informasi-manajemen/ 
• https://muhammadghazali.wordpress.com/tag/syarat-syarat-sistem/
• https://id.scribd.com/document/350349744/Sistem-Abstrak-Dan-Sistem-Fisik
• http://sriayuda20.blogspot.com/2015/03/metode-sistem-1.html
• https://pengajar.co.id/analisis-sistem/