Okee,,, Selamat berjumpa kembali di blog pembelajaran saya. Pada kali ini kita akan membahas tentang bagaimana sebuah resiko dilakukan: IDENTIFIKASI > ANALISIS > PERENCANAAN > MONITORING dan memahami teknik RBS dan RISK Matrix serta manfaatnya. Langsung saja kita bahas satu per satu.
Pengertian Manajemen Risiko
Manajemen adalah suatu upaya untuk melakukan pengelolaan terhadap suatu hal tertentu. Sementara itu, risiko adalah akibat yang tidak menyenangkan dari suatu perbuatan atau tindakan. Jadi, manajemen risiko adalah suatu metodologi untuk menghindari akibat buruk yang mungkin terjadi.
Komponen Manajemen Risiko
Komponen-komponen manajemen risiko adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Internal
Lingkungan internal adalah lingkungan yang terbentuk dalam suatu organisasi/perusahaan sebagai hasil dari filosofi, gaya operasional, dan struktur organisasi perusahaan. Lingkungan internal memiliki pengaruh besar dalam suatu organisasi sehingga struktur organisasi, budaya kerja, dan pendelegasian wewenang harus jelas dan tertulis.
2. Penentuan Sasaran
Agar bisa sampai pada tujuan perusahaan, pertama-tama Anda harus tentukan terlebih dahulu sasarannya. Tentukan apa yang menjadi tujuan perusahaan sehingga risiko yang mungkin terjadi lebih mudah diidentifikasi dan dikelola. Oleh karena itu, segala kegiatan yang dilakukan oleh manajemen akan mengarahkan dan menunjang perusahaan untuk sampai pada tujuan yang telah ditentukan.
3. Mengidentifikasikan Risiko (Identify the Risk)
Kita perlu memahami dan menemukan faktor risiko yang terlibat dalam suatu keputusan ataupun proyek. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menemukan risiko-risiko dalam suatu proyek atau suatu keputusan yang akan diambil. Kita perlu mencatat semua poin-poin risiko dan menyiapkannya menjadi sebuah daftar risiko untuk proyek atau keputusan tersebut.
4. Menganalisis Risiko (Analysis the Risk)
Setelah menemukan dan memahami risikonya, kita perlu menganalisis risikonya. Menentukan kemungkinan dan konsekuensi dari setiap risiko tersebut. Kita perlu mengembangkan pemahaman tentang potensi dan sifat risikonya yang akan memengaruhi keberhasilan suatu proyek atau bisnis. Contohnya, Ada risiko yang dapat membuat seluruh bisnis terhenti, sementara ada risiko yang hanya akan menjadi ketidaknyamanan kecil.
5. Mengevaluasi Risiko atau Peringkatan Risiko (Evaluate the Risk)
Setelah dianalisis, Risiko-risiko tersebut perlu diberikan peringkat dan prioritas. Sebagian besar solusi manajemen risiko memiliki kategori risiko yang berbeda, tergantung pada tingkat keparahan risiko tersebut. Risiko yang hanya dapat menyebabkan beberapa ketidaknyamanan dinilai rendah (low risk), sedangkan risiko yang dapat menyebabkan kerugian besar atau bencana dinilai lebih tinggi (high risk). Penentuan risiko ini sangat penting karena akan menentukan cara penanganannya serta sumber daya yang akan digunakannya pada penanganan risiko tersebut. Contohnya, pada beberapa risiko tingkat rendah, penanganannya mungkin tidak memerlukan intervensi manajemen tingkat atas. Namun apabila terdapat satu risiko dengan peringkat tertinggi maka diperlukan intervensi segera dari manajemen tingkat atas.
6. Menanggapi Risiko (Response of the Risk)
Tahapan ini juga disebut dengan Risk Response Actions atau Tindakan Respon Risiko. Setelah memperhitungkan setiap risikonya, kita perlu memutuskan bagaimana merespon setiap risiko. Ada beberapa tanggapan risiko yang dapat kita ambil, diantaranya adalah :
- Mengambil tindakan untuk menghentikan semua kegiatan yang dapat menyebabkan terjadinya risiko (Risk Avoidance).
- Mengambil tindakan untuk mengurangi kemungkinan atau dampaknya (Risk Reduction).
- Mengambil tindakan untuk memindahkan beberapa risiko atau semua risiko ke pihak lain seperti melalui asuransi atau outsourcing (Risk Sharing atau Risk Transfer).
- Menerima Risiko tersebut terjadi atau tidak mengambil tindakan apapun untuk menganggulangi risikonya (Risk Acceptence).
7. Meninjau dan Memantau Risiko (Review and Monitor the Risk)
Tidak semuanya berjalan lancar sesuai dengan yang direncanakan. Oleh karena itu, diperlukan peninjauan ulang dan pemantauan terhadap kemungkinan terjadinya perubahan faktor lainnya yang akan menyebabkan berubahnya risiko yang akan dihadapi sehingga mengharuskan kita untuk merubah perencanaan manajemen risiko kita lagi.
Risk Breakdown Structure (RBS)
Risk Breakdown Structure (RBS) adalah pengelompokan risiko dalam suatu komposisi hirarkis risiko organisasi yang logis, sistematis, dan terstruktur secara alami sesuai dengan struktur organisasi atau proyek. Sasaran penerapan RBS adalah kejelasan pemangku risiko atau peningkatan pemahaman risiko organisasi atau proyek dalam konteks kerangka kerja yang logis serta sistematis.
Risk Breakdown Structure (RBS) telah diakui sebagai alat yang berguna untuk penataan proses risiko, dan telah dimasukkan dalam standar beberapa risiko dan pedoman (misalnya, Asosiasi Manajemen Proyek, 2004; Project Management Institute, 2004). Definisi RBS dalam hal ini mirip dengan Work Breakdown Structure (WBS), sebagai sebuah sumber menentukan eksposur risiko total proyek. Oleh karena itu RBS merupakan sebuah struktur hirarki sumber potensi risiko, yang dapat membantu untuk memahami risiko yang dihadapi oleh proyek.
RBS digunakan terutama dalam upaya melakukan kategorisasi masing-masing risiko. RBS adalah pengelompokan risiko dalam suatu komposisi hirarkis risiko organisasi yang logis, sistematis, dan terstruktur secara alami sesuai dengan struktur organisasi atau proyek. Sasaran penerapan RBS adalah kejelasan pemangku risiko atau peningkatan pemahaman risiko organisasi atau proyek dalam konteks kerangka kerja yang logis serta sistematis.
RBS terdiri dari dua tahapan, yaitu tahapan pengembangan RBS dan tahap penerapannya.
Tahap pengembangan
Meliputi penyusunan hirarki yang didasarkan pada struktur organisasi atau struktur proyek yang ada, atau berdasarkan pengalaman yang lalu. Bila terjadi perubahan struktur organisasi atau struktur pekerjaan proyek (works breakdown structure) maka RBS perlu disusun ulang untuk disesuaikan dengan struktur yang baru.
Hasil pengembangan RBS pada tahap pertama akan berfungsi sebagai sumber informasi pada tahap berikutnya untuk proses identifikasi risiko, analisis risiko, dan pelaporan risiko. Secara keseluruhan, RBS ini mirip dengan aplikasi dari pengembangan risk taxonomy, hanya lebih mengacu pada struktur organisasi yang ada atau WBS yang telah dikembangkan.
Tahapan Pelaksanaan RBS
Bila RBS akan diterapkan pada proyek maka proses pengembangan RBS menggunakan dasar WBS (works breakdown structure). WBS adalah suatu struktur pembagian proyek secara hirarkis yang khusus dikembangkan untuk keperluan proyek tersebut. Pada penerapan untuk organisasi, selain proses bisnis juga didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Sebagai input untuk proses penyusunan RBS adalah risiko-risiko yang pernah dialami dan hampir selalu berulang. Begitupula dengan sumber-sumber risiko bagi organisasi dan seringkali mempunyai tampilan seperti bagan organisasi.
Kegunaan Struktur Rincian Risiko untuk manajemen senior
RBS juga membantu mengidentifikasi konsentrasi risiko dalam kategori tertentu dan untuk mengidentifikasi ketergantungan antara berbagai risiko. Selama proyek berlangsung, Grup Proyek dapat memeriksa apakah tindakan mitigasi risiko efektif.
RBS dapat digunakan untuk membandingkan tawaran kompetitif dari pemasok yang berbeda. Kami juga dapat secara kuantitatif membandingkan berbagai proposal proyek dengan RBS. Ini memberikan wawasan tentang pemasok, solusi SaaS, paket perangkat lunak, atau proposal proyek mana yang paling berisiko bagi kami. Saat menyusun Perjanjian Tingkat Layanan (SLA), RBS dapat digunakan untuk memasukkan perjanjian yang lebih ketat untuk area-area di mana risiko yang lebih tinggi telah diidentifikasi.
Matriks Risiko atau Risk Matrix
Risk Matrix adalah matriks yang digunakan selama penilaian risiko untuk menentukan tingkat risiko dengan mempertimbangkan kategori probabilitas atau kemungkinan terhadap kategori konsekuensi keparahan. Ini adalah mekanisme sederhana untuk meningkatkan visibilitas risiko dan membantu pengambilan keputusan manajemen.
Ada dua dimensi dalam Risk Matrix. Dimensi tersebut menunjukkan seberapa parah dan kemungkinan suatu kejadian tidak diinginkan. Dua dimensi ini kemudian membentuk matriks. Kombinasi probabilitas dan tingkat keparahan akan memberikan kejadian apapun sebuah tempat di dalam Risk Matrix.
Kebanyakan dari Risk Matrix mempunyai paling sedikit 3 bagian atau daerah:
Probabilitas rendah, tingkat keparahan yang rendah yang biasanya digambarkan dengan warna hijau, menunjukkan resiko dari suatu kejadian tidak cukup tinggi atau cukup bisa dikendalikan. Biasanya tidak ada tindakan yang diambil dengan kejadian ini.
Probabilitas tinggi, tingkat keparahan yang tinggi yang biasanya digambarkan dengan warna merah, menunjukkan sebuah kegiatan membutuhkan pengendalian lebih untuk mengurangi tingkat keparahan.
Kategori sedang, berada di antara dua daerah. Setiap kejadian yang jatuh di daerah ini biasanya dinilai sebagai kejadian yang perlu dipantau.
Risk matrix adalah alat yang sangat berharga, untuk organisasi mencari proses penilaian risiko cepat, efektif, dan praktis. Matriks risiko tidak cocok untuk setiap keadaan dan mereka memiliki keterbatasan tetapi mereka juga memiliki tempat yang jelas di toolbox dari setiap manajer risiko yang ingin:
- Memberikan data kompleks yang diringkas
- Mendoorong dan memfasilitasi diskusi yang kuat
- Memberikan titik fokus ketika menilai risiko
- Memberikan konsistensi dan rincian untuk prioritas risiko
Referensi :
